A difícil arte de cortar custos

20/03/2018 • 14:28 PM
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Você provavelmente já viu a cena em algum desenho animado: no afã de manter um balão de ar quente flutuando, o personagem começa a jogar para fora do cesto tudo o que considera peso morto. Ele começa pelos sacos de areia, depois os itens supérfluos, depois objetos valiosos, até que, distraído com a urgência da tarefa, ele atira fora os cilindros de gás e o queimador – componentes essenciais para manter o balão no ar.

Em momentos de turbulência econômica, cortar gastos é o primeiro reflexo de donos de estabelecimentos. Mas a tarefa precisa ser executada Metodicamente, como explica Concetta Marcelina, docente dos cursos planejamento e administração de restaurantes e bares e gestão de empreendimentos gastronômicos do Senac- SP: “Cortes precisam ser planejados e feitos com racionalidade. E isso só acontece quando você conhece a estrutura de custos de seu restaurante. Costumo dizer que não entra água no barco por um só buraco. Geralmente, são quatro buracos que você precisa identificar e consertar, para o lucro aparecer”.

A hora de aparar as arestas

Antes de mais nada, é importante saber identificar o momento de cortar custos. “Toda gestão precisa encontrar o ponto de equilíbrio nas contas, que é a receita mínima que você precisa ter para cobrir os custos fixos e os variáveis, sem ter prejuízo ou lucro. É o limite de operação para o restaurante sair do zero a zero”, diz Conchetta.  Achar esse número é questão de colocar no papel todos os custos fixos, como folha de pagamento, aluguel e contas, e os custos variáveis, como o de Matéria-prima Vendida (CMV), que varia de acordo com o preço dos ingredientes no mercado e o volume de vendas alcançado. Em outras palavras: anote tudo! Embora o balanço de contas seja uma tarefa executada no fim do mês, um acompanhamento diário é essencial para enxergar gargalos, enquanto ainda há tempo para corrigi-los. “É só anotando diariamente o fluxo de caixa que o proprietário conseguirá determinar como seus custos estão sendo diluídos no dia a dia. É o trabalho de anotar tudo o que entrou e saiu do caixa, diariamente”, afirma a professora. Fazer as contas todos os dias é o melhor jeito de descobrir se o problema está em custos elevados ou em baixa de vendas, que são problemas diferentes.

O acompanhamento diário também permite checar se houve algum problema com os recebíveis, ou seja, se todos os pagamentos de conta efetuados com cartões de débito, crédito e vale-refeição estão, de fato, entrando no fim do mês. O único jeito de identificar um deslize nessa área é anotar os números religiosamente. Com o ponto de equilíbrio e um balanço detalhado das contas, fica fácil enxergar o momento em que o estabelecimento está dando prejuízo. Aí, então, é a hora de considerar cortes de custo.

Recorte na linha pontilhada 

Para evitar perder a mão na hora de empunhar a tesoura, o ideal é usar uma lupa e seguir uma ordem que começa em custos de manutenção e só no final considera cortes de pessoal. Algumas tentações devem ser evitadas, como medidas que afetam o conforto dos clientes: trocar o guardanapo por “espalhanapo”, por exemplo, ou usar um sabonete de baixa qualidade nos sanitários. Conchetta tem um termo para isso: “O nome é ‘rasgueiragem’ (risos). São cortes pequenos que depõem contra a imagem do restaurante. O público percebe e a equipe do restaurante também”. Outra medida perigosa é o aumento de preços ou a redução de porções feitos às cegas. Reajuste, só depois de conferir se a ficha técnica da receita está sendo seguida pela cozinha, se a popularidade do prato justifica seu custo e se é possível encontrar fornecedores de matéria-prima mais baratos que não comprometam a qualidade. “Só depois disso tudo, você deve considerar reduzir a porção ou tirar o prato do cardápio, nessa ordem. É preferível diminuir a quantidade de um produto popular do que correr o risco de perder um cliente ao tirá-lo do cardápio”, diz a professora. Outro erro comum é cortar totalmente os gastos com divulgação, marketing e assessoria de imprensa. Em cidades com muitas opções de restaurante, aparecer em guias e anunciar é fundamental para atrair a clientela. O raciocínio é: se a Coca-Cola, uma das maiores marcas do mundo, precisa investir em publicidade constantemente, imagine seu negócio.

Transparência e visão

Além de planejamento e racionalidade, um ingrediente não pode faltar em sua política de cortes: transparência. Conversar com a equipe sobre a própria necessidade de reduzir custos é o primeiro passo para tê-la a seu lado, ajudando a identificar possíveis fontes de desperdício.  Abrir o jogo também deixa claro que você está fazendo o possível para evitar cortes de pessoal, que podem ser inevitáveis. Nessa hora fatídica, é preciso fazer uma análise minuciosa da operação, observando o dia a dia do negócio. Conferir se existem mesmo atividades para justificar as horas de trabalho da equipe, identificar os momentos ociosos e, finalmente, determinar se o número de funcionários é excessivo.

Fazer cortes nunca é agradável, mas usando método, diligência e transparência, você ao menos terá a certeza de que não sacrificou uma parte essencial de seu negócio. Lembre-se de que as tempestades vêm e vão, mas um balão não pode voar sem cilindros de gás e queimador.

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